Νυν ή πρώην εργαζόμενος, εργολάβος ή προστατευόμενο μέλος εργαζομένου της Shell

Τι καλύπτει η παρούσα Δήλωση απορρήτου;

Κάθε άτομο εντός του ομίλου εταιρειών Shell («Shell» ή «εμείς») είναι υπεύθυνο για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των συναδέλφων του, καθώς και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των πελατών, των επιχειρηματικών εταίρων και των προμηθευτών μας.

Η παρούσα Δήλωση απορρήτου παρέχει πληροφορίες για τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία επεξεργάζεται η Shell σχετικά με άτομα που είναι ή ήταν εργαζόμενοι, ασκούμενοι ή ανεξάρτητοι εργολάβοι, καθώς και προστατευόμενα μέλη εργαζομένων της Shell («Προσωπικό της Shell»). Για τα μέλη του Προσωπικού της Shell, που είναι και πελάτες λιανικής πώλησης ή χρήστες μιας εφαρμογής ή της διαδικτυακής τοποθεσίας της Shell με οποιαδήποτε ιδιότητα εκτός από την ιδιότητα του μέλους του Προσωπικού της Shell, ανατρέξτε στη σχετική δήλωση απορρήτου στην τοποθεσία www.shell.com. Για τα άτομα που υποβάλουν αίτηση για εργασία στην Shell ή συμμετέχουν σε εκδήλωση προσλήψεων ή υποβάλλονται σε αξιολόγηση της Shell, ανατρέξτε στη Δήλωση απορρήτου - Πρόσληψη, στην τοποθεσία www.shell.com/careers.

Η παρούσα Δήλωση απορρήτου υπόκειται πάντοτε στην ισχύουσα τοπική νομοθεσία.

Η παρούσα Δήλωση απορρήτου εξηγεί ποια δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα υποβάλλονται σε επεξεργασία, για ποιους σκοπούς, για ποιο χρονικό διάστημα διατηρούμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, πώς να προσπελάζετε και να ενημερώνετε τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα και πού μπορείτε να απευθυνθείτε για περαιτέρω πληροφορίες.

Εκτός από την παρούσα Δήλωση απορρήτου, υπάρχουν και άλλες δηλώσεις απορρήτου που εξηγούν πώς επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε σχέση με συγκεκριμένες διαδικασίες του τμήματος Ανθρώπινου δυναμικού (όπως τα προγράμματα Open Resourcing, OneHealth IT και International Mobility), καθώς και οι τοπικές δηλώσεις απορρήτου που ισχύουν στις χώρες όπου δραστηριοποιούμαστε, προκειμένου να αντικατοπτρίζουν τις τοπικές πρακτικές και απαιτήσεις.

Ποια δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα επεξεργαζόμαστε;

Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που είναι απαραίτητα για την διαχείριση της εργασιακής σχέσης, τη συνεργασία με εργολάβους και ασκούμενους και τη χορήγηση παροχών σε ορισμένα προστατευόμενα μέλη εργαζομένων της Shell.

Αυτά περιλαμβάνουν τα στοιχεία επικοινωνίας προσωπικής οικείας, την ημερομηνία γέννησης, την οικογενειακή κατάσταση, τις πληροφορίες μισθοδοσίας και τραπεζικού λογαριασμού, τις πληροφορίες αποδοχών και παροχών καθώς και τις πληροφορίες δικαιούχου, τα άτομα επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης, τις πληροφορίες απόδοσης στην εργασία και οποιεσδήποτε άλλες πληροφορίες που είναι απαραίτητες για τη διαχείριση της εργασιακής σχέσης, τη συνεργασία με εργολάβους και τη χορήγηση παροχών σε ορισμένα προστατευόμενα μέλη εργαζομένων της Shell (όπως τα προστατευόμενα μέλη που συνοδεύουν τον εργαζόμενο της Shell όταν βρίσκεται σε απόσπαση στο εξωτερικό).

Ευαίσθητα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα

Επίσης, επεξεργαζόμαστε ορισμένες ειδικές κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα («ευαίσθητα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα»), όπως τα δεδομένα σχετικά με την υγεία του ατόμου, τη φυλετική ή την εθνική καταγωγή, τις θρησκευτικές ή τις φιλοσοφικές πεποιθήσεις, τον σεξουαλικό προσανατολισμό, τις πολιτικές απόψεις και τη συμμετοχή σε συνδικαλιστικές οργανώσεις, μόνον όταν είναι απαραίτητο για τους σκοπούς συμμόρφωσης με τους νόμους περί απασχόλησης και κοινωνικής ασφάλισης, όπου είναι απαραίτητο για την παροχή ιατρικών συμβουλών και υποστήριξης στην εργασία, την προστασία των ζωτικών συμφερόντων του ατόμου (όπως σε περιστατικό έκτακτης ανάγκης), όταν είναι απαραίτητο για λόγους δημόσιας υγείας ή όταν το άτομο έχει δώσει τη ρητή συγκατάθεσή του.

Για ποιους σκοπούς επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα;

Ενδέχεται να επεξεργαστούμε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα:

προκειμένου να εκπληρώσουμε τις υποχρεώσεις μας ως προς τη συμμόρφωση με τους τοπικούς νόμους και κανονισμούς,
για νόμιμα επιχειρηματικά συμφέροντα (για παράδειγμα, διαχείριση απόδοσης, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι διαθέτουμε κατάλληλα εκπαιδευμένο και ικανό προσωπικό, ή για σκοπούς υγείας, ασφάλειας και προστασίας, ώστε να διασφαλίζεται ότι μόνο εξουσιοδοτημένο προσωπικό μπορεί να προσπελάζει ορισμένες τοποθεσίες ή στοιχεία ενεργητικού) ή
όταν έχουμε τη ρητή συγκατάθεσή σας.

Έχετε υπόψη ότι, ως γενική αρχή, η Shell δεν επιδιώκει ούτε βασίζεται στη συγκατάθεση του Προσωπικού της Shell για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Εντούτοις, υπάρχουν περιορισμένες περιπτώσεις κατά τις οποίες απαιτείται η συγκατάθεση, όπως όταν απαιτείται από την ισχύουσα τοπική νομοθεσία, συμπεριλαμβανομένης της επεξεργασίας «ευαίσθητων» δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που ζητά η Shell από το Προσωπικό της είναι τα ελάχιστα απαιτούμενα, προκειμένου να πληρούνται οι νομικές ή/και συμβατικές απαιτήσεις και να παρέχονται οι ευκαιρίες για συμμετοχή στα προγράμματα ή στη χορήγηση παροχής. Αν δεν μας παρέχετε τις απαιτούμενες πληροφορίες, ενδέχεται να επηρεαστεί αρνητικά η δυνατότητά σας να διατηρήσετε τη θέση εργασίας ή πρακτικής άσκησης ή τη συνεργασία σας με την ιδιότητα του εργολάβου ή να συνεχίσετε να συμμετέχετε σε ένα πρόγραμμα ή να λαμβάνετε μια παροχή.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, όταν η επεξεργασία βασίζεται στη συγκατάθεση και υπόκειται σε ισχύουσα τοπική νομοθεσία που προβλέπει κάτι διαφορετικό, έχετε το δικαίωμα να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή. Αυτό δεν θα επηρεάσει την εγκυρότητα της επεξεργασίας πριν από την ανάκληση της συγκατάθεσης. Η ανάκληση της συγκατάθεσης, ωστόσο, ενδέχεται να επηρεάσει αρνητικά τη δυνατότητά σας να διατηρήσετε τη θέση εργασίας σας ή άλλη συνεργασία ή να συνεχίσετε να συμμετέχετε σε ένα πρόγραμμα ή να λαμβάνετε μια παροχή.

Παρακολούθηση

Όλες οι δραστηριότητες σε εξοπλισμό IT της Shell ή/και κατά τη σύνδεση σε δίκτυο IT της Shell ενδέχεται να παρακολουθούνται για νόμιμους επιχειρηματικούς σκοπούς. Για περαιτέρω πληροφορίες, ανατρέξτε στις οδηγίες προσωπικής χρήσης στη διεύθυνση http://sww.shell.com/it/irm/legalandregulatory/personal_use.html.

Όλο το Προσωπικό της Shell λαμβάνει μια κάρτα πρόσβασης που επιτρέπει στην Shell να καταγράφει την ημερομηνία, την ώρα και τα σημεία προσπέλασης κάθε ατόμου στις εγκαταστάσεις και στα στοιχεία ενεργητικού της Shell. Τα δεδομένα από την πρόσβαση και τα συστήματα ασφάλειας χρησιμοποιούνται:

για σκοπούς υγείας, ασφάλειας και προστασίας, ειδικά για την προστασία των στοιχείων ενεργητικού της Shell, του Προσωπικού της Shell και των επισκεπτών στις εγκαταστάσεις της Shell,
για συμμόρφωση με νομικές και ρυθμιστικές απαιτήσεις, ειδικά όταν υφίσταται τοπική νομική απαίτηση για την παροχή πληροφοριών σε κρατικές/ρυθμιστικές αρχές,
για παρακολούθηση (σε αθροιστική βάση) του αριθμού των ατόμων που εισέρχονται και εργάζονται σε εγκατάσταση της Shell για σκοπούς προγραμματισμού ανθρώπινου δυναμικού και ακινήτων, και
μόνο στην περίπτωση των εργολάβων (μη εργαζομένων της Shell), η ημερομηνία και η ώρα εισόδου και εξόδου τους από τις εγκαταστάσεις της Shell χρησιμοποιείται για τους σκοπούς οικονομικής διαχείρισης και ελέγχου.

Οι περισσότερες εγκαταστάσεις και τα στοιχεία ενεργητικού μας είναι εξοπλισμένα με κάμερες ασφαλείας (κλειστό κύκλωμα παρακολούθησης - CCTV). Στα σημεία όπου χρησιμοποιούνται κάμερες ασφαλείας υπάρχει προειδοποίηση. Οι κάμερες ασφαλείας χρησιμοποιούνται για λόγους υγείας, ασφάλειας και προστασίας και, ειδικά, για την προστασία των στοιχείων ενεργητικού της Shell, του προσωπικού της Shell και των επισκεπτών στις εγκαταστάσεις της Shell. Όλες οι εικόνες διαγράφονται σε τακτική βάση, εκτός αν υπήρξε περιστατικό που αφορά την υγεία, την ασφάλεια ή την προστασία, πιθανή ή πραγματική εγκληματική δραστηριότητα, οπότε θα πρέπει να προβληθούν στις εσωτερικές ομάδες διερεύνησης της Shell, καθώς και σε εξωτερικό επίπεδο, αν απαιτείται από τον νόμο ή επιτρέπεται από τις αρχές επιβολής του νόμου ή άλλες κρατικές αρχές.

Έλεγχος ασφάλειας

Προκειμένου να συμμορφωνόμαστε με τις νομικές και ρυθμιστικές υποχρεώσεις, να προστατεύουμε τα στοιχεία ενεργητικού και τους εργαζομένους/εργολάβους της Shell και, συγκεκριμένα, να διασφαλίζουμε ότι η Shell μπορεί να συμμορφώνεται με τους νόμους περί ελέγχου των εμπορικών συναλλαγών, καταπολέμησης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες ή/και καταπολέμησης της δωροδοκίας και της διαφθοράς, πραγματοποιούμε ελέγχους ασφάλειας σε όλους τους εργαζομένους και στους εργολάβους σε περιοδική βάση. Ο έλεγχος ασφάλειας πραγματοποιείται με βάση τους δημοσιευμένους καταλόγους κυρώσεων ή τους καταλόγους κυρώσεων που εκδίδονται από κράτη και συγκρίνεται με τις πληροφορίες που διατηρεί η Shell για εσάς (για παράδειγμα, από το αρχείο περί Σύγκρουσης συμφερόντων – βλ. εδώ για περισσότερες πληροφορίες). Οποιαδήποτε προσωπικά δεδομένα συλλέγονται μέσω του ελέγχου ασφάλειας δεν θα έχουν ως αποτέλεσμα καμία αυτόματη λήψη απόφασης σχετικά με την καταλληλότητα για συνέχιση της απασχόλησης, της πρακτικής άσκησης ή της συνεργασίας με την ιδιότητα του εργολάβου.

Ποιος είναι υπεύθυνος για τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που συλλέγονται;

Η Shell International BV μαζί με την εργοδότρια εταιρεία σας (ή, στην περίπτωση προστατευόμενων μελών, την εργοδότρια εταιρεία του εργαζομένου της Shell) είτε αποκλειστικά είτε από κοινού με τις θυγατρικές της εντός του ομίλου εταιρειών της Shell.

Στην περίπτωση των ανεξάρτητων εργολάβων, η εταιρεία η οποία ανήκει στον Όμιλο Shell που χρησιμοποιεί τις υπηρεσίες σας επί συμβάσει, αποκλειστικά ή από κοινού με τις θυγατρικές της εντός του ομίλου εταιρειών της Shell, και η εξωτερική εταιρεία/οργανισμός εργολαβίας/απασχόλησης.

Σε ποιον θα κοινοποιούμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα;

Τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα υποβάλλονται αποκλειστικά σε επεξεργασία για τους προαναφερθέντες σκοπούς (ή για δευτερεύοντα σκοπό με τον οποίο σχετίζονται στενά, όπως η αποθήκευσή τους) και θα κοινοποιούνται μόνο όταν είναι απολύτως αναγκαίο σε:

Άλλες εταιρείες του ομίλου εταιρειών Shell, συμπεριλαμβανομένων των εταιρειών που ενδέχεται να βρίσκονται εκτός της τοποθεσίας σας και του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου («ΕΟΧ»),
Εξουσιοδοτημένους εκπροσώπους τρίτων, παρόχους υπηρεσιών ή/και υπεργολάβους της Shell, και
Αρμόδια δημόσια αρχή, κρατική, ρυθμιστική ή οικονομική υπηρεσία, όπου είναι απαραίτητο για τη συμμόρφωση με κάποια νομική ή ρυθμιστική υποχρέωση στην οποία υπόκεινται οι σχετικές εταιρείες Shell ή στον βαθμό που επιτρέπει η ισχύουσα τοπική νομοθεσία.

Διαβιβάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

Στις περιπτώσεις κατά τις οποίες τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα έχουν διαβιβαστεί σε εταιρείες εντός του Ομίλου Shell ή/και σε εξουσιοδοτημένους εκπροσώπους τρίτων, παρόχους υπηρεσιών ή/και υπεργολάβους που ενδέχεται να βρίσκονται εκτός της τοποθεσίας σας (συμπεριλαμβανομένων των χωρών εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου), λαμβάνουμε οργανωτικά, συμβατικά και νομικά μέτρα για να διασφαλίζουμε ότι τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα υποβάλλονται σε επεξεργασία αποκλειστικά για τους προαναφερθέντες σκοπούς και ότι εφαρμόστηκαν επαρκή επίπεδα προστασίας για την ασφάλεια των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα. Στα μέτρα αυτά συγκαταλέγονται οι Δεσμευτικοί εταιρικοί κανόνες για διαβιβάσεις μεταξύ των εταιρειών του Ομίλου Shell και οι εγκεκριμένοι από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή μηχανισμοί διαβιβάσεων για διαβιβάσεις σε τρίτους που βρίσκονται σε χώρες οι οποίες θεωρείται ότι δεν παρέχουν επαρκές επίπεδο προστασίας δεδομένων, καθώς και οποιεσδήποτε πρόσθετες τοπικές νομικές απαιτήσεις. Μπορείτε να ζητήσετε αντίγραφο, επικοινωνώντας στη διεύθυνση: privacy-office-SI@shell.com.

Ασφάλεια των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα

Δεδομένης της φύσης του Ομίλου Shell, τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα και των προστατευόμενων μελών σας ενδέχεται να διαβιβαστούν σε χώρες εκτός της τοποθεσίας σας. Στις περιπτώσεις που συμβαίνει αυτό, λαμβάνουμε μέτρα για να διασφαλίζουμε ότι τα δικαιώματά σας περί απορρήτου και τα αντίστοιχα δικαιώματα των προστατευόμενων μελών σας εξακολουθούν να προστατεύονται σύμφωνα με τους Δεσμευτικούς εταιρικούς κανόνες της Shell και την ισχύουσα νομοθεσία.

Εφαρμόζουμε τεχνολογίες και πολιτικές με στόχο την προστασία του απορρήτου σας από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση και ανάρμοστη χρήση και θα επικαιροποιούμε αυτά τα μέτρα μόλις είναι διαθέσιμη η νέα τεχνολογία, όπως απαιτείται.

Πόσο καιρό διατηρείτε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα;

Η διαχείριση όλων των πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένων των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, πραγματοποιείται σύμφωνα με τα πρότυπα του Ομίλου Shell σχετικά με τη Διαχείριση πληροφοριών και αρχείων και διαγράφονται με ασφάλεια από τη στιγμή που δεν απαιτούνται πλέον για νόμιμο επιχειρηματικό σκοπό ή για νομικό/ρυθμιστικό σκοπό.

Με ορισμένες εξαιρέσεις, απαιτούνται τα εξής για τη συμμόρφωση με τις τοπικές νομικές απαιτήσεις:

πληροφορίες που περιλαμβάνονται σε αρχεία προσωπικού δεν διατηρούνται για διάστημα άνω των 10 ετών από τη στιγμή τερματισμού της εργασιακής σας σχέσης,
πληροφορίες που αφορούν τις παροχές συνταξιοδότησης δεν διατηρούνται για διάστημα άνω των 99 ετών από την έναρξη της εργασιακής σχέσης,
οποιαδήποτε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα συγκεντρώνονται στο πλαίσιο του ελέγχου ασφάλειας με βάση τους δημοσιευμένους καταλόγους κυρώσεων ή τους καταλόγους κυρώσεων που εκδίδονται από κράτη και τις πηγές μέσων δεν διατηρούνται για διάστημα άνω των 15 ετών από τη στιγμή που συγκεντρώθηκαν για πρώτη φορά.
τα ονόματα, η ημερομηνία, η ώρα και τα σημεία προσπέλασης των ατόμων στις εγκαταστάσεις της Shell διατηρούνται για 3 χρόνια μετά από κάθε πρόσβαση,
όταν ένα άτομο απολυθεί ή τερματιστεί η σύμβασή του λόγω σοβαρού παραπτώματος, συμπεριλαμβανομένης της παραβίασης των κανόνων Shell Life Saving Rules ή του Κώδικα Συμπεριφοράς της Shell, οι πληροφορίες αυτές διατηρούνται για έως 30 χρόνια μετά τον τερματισμό της σύμβασης.

Σε κάθε περίπτωση, οι πληροφορίες μπορεί να διατηρηθούν για α) μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, κατά το οποίο υπάρχει νομικός ή ρυθμιστικός λόγος για αυτό (σε αυτή την περίπτωση θα διαγραφούν από τη στιγμή που δεν απαιτούνται πλέον για τον νομικό ή τον ρυθμιστικό σκοπό), ή β) για μικρότερο χρονικό διάστημα, κατά το οποίο εσείς ή τα προστατευόμενα μέλη σας εκφράζετε αντίρρηση για την επεξεργασία των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα και δεν υπάρχει πλέον νόμιμος σκοπός για τη διατήρησή τους.

Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη Διαχείριση αρχείων του Ομίλου Shell, συμπεριλαμβανομένων των τοπικών παραλλαγών, θα βρείτε εδώ:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/im/Records/classifyingRecords.html

Πώς έχω πρόσβαση στα δεδομένα μου προσωπικού χαρακτήρα;

Στόχος μας είναι να διατηρούμε τις πληροφορίες που έχουμε συγκεντρώσει για εσάς όσο το δυνατόν πιο ακριβείς. Μπορείτε να προσπελάσετε τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα, να υποβάλετε αίτημα για διόρθωση ή διαγραφή των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (αλλά μόνον όταν δεν απαιτούνται πλέον για νόμιμο επιχειρηματικό σκοπό) και για περιορισμό της επεξεργασίας των δεδομένων σας. Όσοι έχετε πρόσβαση στο HR Online, μπορείτε να προσπελάζετε τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα μέσω της διεύθυνσης:

https://hronline.shell.com/

Εναλλακτικά, επικοινωνήστε με τον σύμβουλο τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού της περιοχής σας. Αν είστε εργολάβος, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με την εξωτερική εταιρεία/οργανισμό εργολαβίας/απασχόλησης.

Με ποιον μπορώ να επικοινωνήσω για να λάβω περισσότερες πληροφορίες;

Μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες στην κεντρική σελίδα Απορρήτου δεδομένων:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/dp/dp.html

Αν έχετε προβληματισμούς, απορίες ή παράπονα σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα, επικοινωνήστε μαζί μας στη διεύθυνση Privacy-Office-SI@shell.com ή στο Shell Group Chief Privacy Officer at Shell International B.V. The Hague, The Netherlands - Trade Register, No. 27155369 Correspondence: PO Box 162, 2501 AN, The Hague.

Αν δεν είστε ικανοποιημένοι με τον τρόπο χειρισμού των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα από την Shell, μπορείτε επίσης να υποβάλετε παράπονο στην αρχή προστασίας δεδομένων της χώρας σας ή στην Ολλανδική Αρχή Προστασίας Δεδομένων (Dutch Data Protection Authority) στη διεύθυνση Prins Clauslaan 60, 2595 AJ The Hague, Netherlands. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε την τοποθεσία https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en.

Ανατρέξτε στις τοπικές δηλώσεις απορρήτου για τα στοιχεία του τοπικού υπευθύνου προστασίας δεδομένων (αν υπάρχει),καθώς και για τα στοιχεία της τοπικής αρχής προστασίας απορρήτου δεδομένων. Εναλλακτικά, θα σας δώσουμε τα στοιχεία επικοινωνίας, κατά περίπτωση, κατόπιν αίτησης στη διεύθυνση: Privacy-Office-SI@shell.com.